İşyerlerinde yüz tanıma veya parmak izi okuma sistemlerini iptal edip şifreli kartlı sisteme geçiş yapmak tek başına yeterli değildir. KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince; daha önce toplanmış olan biyometrik verilerin de fiziksel ve mantıksal olarak imha edildiğinin belgelenmesi şarttır.
1. Biyometrik Veriler Nerede Saklanır ve Nasıl Silinir?
PDKS sistemlerinde biyometrik veri iki farklı noktada barınır. Her iki noktanın da temizlenmesi zorunludur:
- PDKS Terminalinin Dahili Flash Belleği: Cihaz menüsünden yönetici şifresiyle girilerek "Tüm Kullanıcı Biyometrik Verilerini Sil" (Clear All Biometric Templates) komutu çalıştırılmalı ve cihaz fabrika ayarlarına döndürülmelidir.
- Sunucudaki SQL / MySQL Veritabanı: PDKS puantaj yazılımının çalıştığı ana sunucuda yer alan
Templates,BiometricDataveyaUserFingersgibi tablolar SQL komutlarıyla (TRUNCATE / DROP) kalıcı olarak silinmeli, geçmiş yedek dosyaları (BAK dosyaları) da bu verilerden arındırılmalıdır.
2. Biyometrik Veri İmha Tutanağında Olması Gereken Zorunlu Unsurlar
Olası bir KVKK denetiminde veya iş müfettişi incelemesinde şirketi cezadan kurtaracak yegane resmi belge bu tutanaktır. Tutanakta bulunması gereken başlıklar:
- İmhanın yapıldığı tarih, saat ve şirket açık unvanı
- İmha edilen cihazların marka, model ve seri numaraları
- İmha yönteminin teknik açıklaması (Güvenli silme, üzerine yazma, flash sıfırlama)
- İmha işlemine katılan heyetin (İK Yöneticisi, Bilgi İşlem / IT Sorumlusu ve Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi) ad, soyad ve ıslak imzaları
3. Resmi Örnek Biyometrik Veri İmha Tutanağı Şablonu
BİYOMETRİK VERİ (PARMAK İZİ / YÜZ GEOMETRİSİ) İMHA VE SİLME TUTANAĞI
Saat: ... : ...
Lokasyon / Şube: Şirket Genel Müdürlük / Fabrika Tesisleri
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilgili ilke kararları doğrultusunda, şirketimiz bünyesinde mesai takip amacıyla kullanılan biyometrik veri işleme sistemleri sonlandırılmıştır.
Bu kapsamda, şirketimize ait tesislerde bulunan aşağıda seri numaraları belirtilen PDKS terminallerinin flash belleklerinde ve ana sunucu veritabanında yer alan personele ait tüm parmak izi şablonları, yüz geometrisi vektörleri ve biyometrik log kayıtları geri döndürülemez yöntemlerle (Secure Erase / Flash Purge) silinmiş ve imha edilmiştir:
1. Terminal: [Marka / Model / Seri No] — Hafıza Sıfırlandı
2. Terminal: [Marka / Model / Seri No] — Hafıza Sıfırlandı
3. Sunucu Veritabanı: [SQL Veritabanı Adı / IP] — Biyometrik Tablolar Kalıcı Olarak Temizlendi.
İşbu tutanak, yapılan teknik imha işlemini tevsik etmek amacıyla tarafımızca 3 (üç) nüsha olarak düzenlenmiş ve imza altına alınmıştır.
BİLGİ İŞLEM SORUMLUSU: [İsim - Soyisim - İmza]
İNSAN KAYNAKLARI MÜDÜRÜ: [İsim - Soyisim - İmza]
VERİ SORUMLUSU / GENEL MÜDÜR: [İsim - Soyisim - İmza]
Bu tutanak düzenlendikten sonra şirket içi KVKK Veri Envanteri güncellenmeli ve VERBİS sisteminde kayıtlı olan "Biyometrik Veri" kategorisi pasife alınmalıdır.